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Notre secret pour sauver de l'argent avec Postes Canada

Nous savons que les frais d’envois postaux ont beaucoup affecté les petites entreprises. En 2014 nous avons envoyé entre 500 et 800 cartes par semaine. Nous avons tout essayé afin de réduire nos coûts d’envoi. Par exemple, pour 100 cartes vous aurez en moyenne besoin de 80 enveloppes, ce qui veut dire 80 timbres et 80 adresses à inscrire. Au cours des 3 dernières années, nous avons rencontrés beaucoup de collectionneurs. Chaque fois nous leur demandions : combien de cartes envoyez-vous par heure? La réponse était généralement 50 cartes par jour. Alors comment allez-vous être en mesure d’envoyer 800 cartes dans une seule semaine comme nous? Vous avez 2 choix : ne dormez plus et ne faites que des envois ou utilisez notre système unique d’envois à même notre logiciel Kronocard et vous serez en mesure d’envoyer 250-400 cartes par jour! Vous pourrez même faire une sieste.

Gagner du temps et économiser de l'argent!



Je vais tenter de tout expliquer de façon claire et précise. Si toutefois un détail vous échappe ou vous avez des questions n’hésitez pas à nous envoyer un courriel à : support@kronozio.com

Une information importante à propos des envois avec Postes Canada : les envois de cartes dans un « toploader » dans une enveloppe contreviennent aux règles de Postes Canada. Depuis 2014, tout envoi qui n’est pas fait de papier ou carton est considéré comme un objet et doit être envoyé comme un petit colis. Le prix pour un petit colis est cher et tout à fait inapproprié. En fait, avec des cartes de sport nous sommes dans une zone grise. Si quelqu'un de Postes Canada vous demande ce qu’il y a dans l’enveloppe dites seulement : du papier et du carton. Ne faites pas mention du plastique « toploader » contenu dans votre enveloppe. Une raison pour cette règle c'est que les enveloppes sont déposées sur une courroie de convoyeur qui passe parmi plusieurs capteurs qui ne sont pas compatibles avec des enveloppes contenant des objets. Dans votre cas les cartes sont petites et plates ce qui ne cause aucun problème.
La seule règle à vous souvenir est que votre enveloppe ne doit pas avoir plus de 20mm d’épaisseur.
(voir ce tableau pour les règles de tailles)

Voici les sujets qui seront discutés dans cet article :

  • Utilisation de Kronocard pour les envois
  • Économiser du temps en imprimant vos adresses à l’aide d’une imprimante thermique
  • Faites une demande pour un compte de Cybercommerce Postes Canada
  • Créez vos propres timbres prépayés
  • Découvrez comment payer et faire vos envois à l’aide de timbres prépayés

Utilisation de Kronocard pour les envois

Lorsque vous aurez pris connaissance de Kronocard vous comprendrez que ce logiciel a été conçu par des collectionneurs. Cet outil ne sert pas seulement à mettre vos cartes en ligne mais aussi à vous aider à faire vos envois.
Avant tout, vous devez avoir des cartes à envoyer et donc vous les avez vendues sur Kronozio.com ou sur eBay à l’aide de notre connecteur (pour plus d’information)

Lorsque c’est le cas cliquez sur le petit icône de camion à votre gauche comme celui-ci.

Sélectionnez une ou plusieurs factures et cliquez sur l’îcone d’envoi situé en haut à droite comme celui-ci :

Vous serez redirigez dans la section envois :

Au haut de la page vous pourrez voir où se trouve vos cartes dans les boîtes. Allez les récupérer.

Lorsque vous aurez la carte en main vous pouvez aviser le logiciel que c’est fait en cliquant sur ce bouton

Vous pouvez maintenant placer vos cartes sur la table d’envoi. Le numéro sur lequel vous devez déposer vos cartes est indiqué dans le coin supérieur droit. Si vous ne savez pas où trouver cette table d’envoi cliquez ici : tables d’envoi

Vous pouvez continuer jusqu’à ce que toutes les cartes vendues soient récupérées de vos boites et prêtes pour l’envoi. Dans mon prochain article je vous expliquerez comment envoyez correctement vos cartes (penny sleeves, toploader, team bags, etc.)

Économiser du temps en imprimant vos adresses avec une imprimante thermique

Si vous n’envoyez qu’une enveloppe avec 3 cartes, il vous faudra peu de temps pour inscrire l’adresse et le nom de votre client. Mais si vous aviez 5, 10, 25, 50 enveloppes? Avec Kronocard vous allez vendre beaucoup plus de cartes. Il vous faudra entre 15 min et 1 heure pour inscrire à la main le nom et l’adresse sur 50 enveloppes. Nous avons développés une solution qui est plus rapide. Avant de mettre ce projet sur pied, nous ne connaissions pas les imprimantes thermiques. Après avoir vendu d’innombrables cartes vous verrez qu’une telle imprimante deviendra votre meilleure amie. Il existe plusieurs modèles et marques d’imprimantes thermiques, celle que nous vous présenterons aujourd’hui, soit la Brother QL-700, est la seule qui est compatible 100% par notre logiciel Kronocard.

C’est plus qu’une mini imprimante. L’impression thermique est un processus d’impression digitale qui produit une image/texte par le moyen d’une feuille munie d’une couche de papier thermique qui passe sur une tête d’impression chauffante. La couche de papier thermique deviendra noire aux endroits où il y aura eu de la chaleur ce qui se transformera en texte ou image. L’imprimante utilise ce papier spécial pour vous offrir une impression sans encre! Vous n’avez plus besoin d’acheter d’encre! Vous n’avez qu’à vous procurer un rouleau de papier thermique à prix raisonnable. Lorsque nous avons commencez nous étions vraiment excités de gagner du temps en utilisant cette imprimante et nous avons acheté des étiquettes pour les timbre, pour les addresses, pour le retour, pour n'importe quoi. Nous n’en finissions plus de changer le rouleau de papier, c’était rendu difficile de gérer toutes ces étiquettes. Nous avons finalement trouvé la meilleure façon d’imprimer avec un seul type de papier soit le DK-2205. Vous pouvez donc imprimer: des timbres prépayés, des étiquettes d’adresses et adresses de retour (prenez note qu’avec l’optimisation finale il n’est pas nécessaire d'imprimer une adresse de retour).

Faites une demande pour un compte de cybercommerce


Tel que mentionné précédemment, faire l’envoi d’une enveloppe est un processus simple. Lorsque vous voulez y mettre un timbre vous devez : peser l’enveloppe et consulter le site de Postes Canada afin de vérifier le coût d’envoi. Par exemple, votre enveloppe pèse 130g cela vous coûtera 2,95$, mais vous n’avez que des timbres de 1,80$ donc vous devrez vous rendre au bureau de poste pour avoir un timbre de 1,15$ mais comme vous ne voulez pas sortir, vous décidez de mettre 2 timbres de 1,80$ pour un total de 3,60$. Cela représente 0,65$ de plus que ce qui est nécessaire vous perdez alors de l'argent. Vous pouvez simplifier le processus en achetant des timbres à prix moindre et du montant exact: LES TIMBRES PRÉPAYÉS. Dans ce cas-ci vous auriez payé 2,68$ et non 3,60$ (ce qui représente une économie de 0,92$ soit 74%).

La première étape est assez simple : allez sur le site de Postes Canada page d’inscription

Sur cette page vous devez remplir vos informations. Ce formulaire représente 3 pages (la dernière étant optionnelle)

Si vous remplissez toutes les informations correctement et que vous avez lu les conditions d’utilisation, vous serez automatiquement connecté au site de Postes Canada et vous aurez votre compte pour le commerce électronique.
Vous aurez accès à votre profil en cliquant sur votre nom au haut de la page. Dans votre profil vous trouverez votre numéro unique de client de Postes Canada.

C’est un numéro qui vous permettra de préparer votre timbre prépayé. Qu’est-ce qu’un timbre prépayé?

Plusieurs personnes croient que ce privilège est réservé aux grandes compagnies qui envoient de grandes quantités de courrier. C’est faux! Les timbres prépayés peuvent être utilisés pour des petites compagnies et des compagnies à domicile. C’est une façon efficace de faire des envois avec Postes Canada.

Alors comment puis-je préparer mon timbre prépayés pour mon entreprise?

  • Vous pouvez le faire vous-même
  • Demandez à Kronozio de le faire pour vous!

Si vous décidez de le faire vous-même, vous devez posséder des compétences en design graphique, être familier avec les PPP (DPI) et avoir accès à une applications de design comme Photoshop ou Gimp.
Dans un tel cas, voici l’information que vous aurez besoin. Les règles sont strictes et doivent être suivies précisément si vous ne voulez pas avoir des pépins avec Postes Canada.

Lisez ceci en premier

Vous pouvez ensuite vous procurez votre gabarit d’étampe ici

Vous pouvez aussi demander à Kronozio de le faire pour vous.

  • Votre compte de Postes Canada doit être prêt et votre information doit être complétée correctement.
  • Vous devez nous soumettre votre identifiant unique de client, se trouvant sur votre profil en ligne.
  • Envoyez-nous un courriel à support@kronozio.com avec votre nom, le nom de votre magasin sur Kronozio et votre identifiant de Postes Canada.

Lorsque nous aurons terminé, nous vous enverrons vos images dont votre timbre canadien ainsi celui pour les États-Unis/ international. Maintenant que vous disposez de timbres prépayés liés à votre propre numéro, vous devez décider comment vous l’utiliserez.

Étiquettes versus tampons encreurs

Vous pouvez utiliser une imprimante thermale telle que : Brother QL-700.
Ceci est notre gabarit pour les étampes utilisées avec le papier
DK-2205

Un truc pour économiser de l'argent: utiliser des timbres imprimés avec l’imprimante thermale pour vos envois aux États-Unis et à l’international puis demander à votre magasin « Bureau en Gros » de vous créer un tampon encreur pour les timbres canadien avec le bon format.

Afin de profiter d’une optimisation maximale est d’ajouter l’adresse de retour à votre enveloppe dans le coin supérieur gauche. Si vous n’êtes pas pressé vous pouvez attendre. Bureau en Gros offre souvent de bons rabais sur des tampons encreurs que vous pouvez créer vous-même en ligne pour environ 15-20$.

Découvrez comment payer et faire vos envois à l’aide de timbres prépayés

Vous avez reçu toute l’information pour vos timbres prépayés, il vous manque seulement la marche à suivre pour l’utilisation.
Lorsque votre compte avec Postes Canada est créé, que vos enveloppes sont bien identifiées: enveloppes à destination canadienne avec timbres canadiens; enveloppes à destination des États-Unis/International avec des timbres pour envoi par avion.

Vous n’avez qu’à séparer vos enveloppes ainsi :

Canada
0-100g / 100-200g / 200g-300g (Plus de 300g rentre rarement dans une seule enveloppe)

États-Unis 0-100g / 100-200g / 200g-300g

International
0-100g / 100-200g / 200g-300g

Pour obtenir tous les tarifs vous pouvez vérifier ici

Lorsque vos enveloppes sont regroupées, vous n’avez qu’à les peser et inscrire le poids total par groupe puisque vous indiquerez la quantité totale d’enveloppes avec le poids moyen.

Donc si vous avez 8 enveloppes pesant un total de 296g vous direz à Postes Canada que vous avez 8 enveloppes pesant 37g. (296g ÷ 8 = 37) c'est la moyenne.

Afin de vous aider, veuillez consulter la feuille d’envoi que vous pouvez imprimer et qui ressemble à ceci :

Vous avez donc complété toutes les étapes et inscrit toutes les informations, il est temps de prendre votre carte de crédit.
Garder cette page dans vos favoris car vous en aurez besoin chaque fois que vous faites un envoi. Ce n’est pas seulement pour envoyer des cartes mais pour tous vos envois postaux pour votre entreprise.

Allez ici : Centre d'affaires en ligne

Voici les champs que vous devrez remplir pour chaque envoi. Vous devez seulement remplir les champs en vert.

Expédié au nom de: Inscrivez votre identifiant de Postes Canada
Facturer à: Inscrivez votre identifiant de Postes Canada
Personne ressource: Inscrivez votre vrai nom
No de téléphone: Votre numéro de téléphone
Exactitude des adresses: Inscrivez 95%
Date d'expiration du REA: Inscrivez une date ultérieure telle 20171231
Mode de paiement: Cartes de crédit, ensuite cliquez sur l’information de la carte de crédit pour inscrire vos informations
Référence du client: Inscrivez le nom de votre magasin
Date de dépôt: Inscrivez la date à laquelle vous ferez l’envoi postal
Type de dépôt: Dépôt entier - un seul dépôt

La dernière étape concerne les détails des l’enveloppes
Vous avez besoin de remplir une ligne pour chaque type d’envoi (Canada, É-U, International) et inscrire le poids.

Poste-lettres - Standard: ceci est pour des enveloppes de type régulière pour envoi au Canada
Poste-lettres - Autre : ceci est pour les enveloppes surdimensionnées comme celles avec du papier bulle à l’intérieur pour envoi au Canada (type #00 #000)
Poste-lettres É.-U. - CL: ceci est pour des enveloppes de type régulière pour envoi aux É-U
Poste-lettres É.-U. - Autre: ceci est pour les enveloppes surdimensionnées comme celles avec du papier bulle à l’intérieur pour envoi aux É-U (type #00 #000)
Poste-lettres du rég. int - CL: ceci est pour des enveloppes de type régulière pour envoi à l’international
Poste-lettres du rég. int - Autre : ceci est pour les enveloppes surdimensionnées comme celles avec du papier bulle à l’intérieur pour envoi à l’international (type #00 #000)

Pour chaque type de groupe et chaque poids vous devez spécifier le nombre d’enveloppes et le poids moyen par enveloppe. Le poids moyen est le poids total divisé par le nombre d’enveloppes.
Lorsque vos informations ont été complétées correctement, vous pouvez cliquer sur le bouton aperçu au bas de la page pour une révision finale. Vous pourrez voir tous les détails des coûts. Vérifiez maintenant que vous n’avez fait aucune erreur. Si tout est correct vous pouvez procéder avec votre transaction en cliquant sur Transmettre dans le coin supérieur gauche

Vous avez presque terminé.

La dernière étape est un peu un essai-erreur tout dépendant d’où vous vivez, des employés de postes canada et de la chance. Si vous avez moins de 20 enveloppes, vous pouvez essayer de les déposer dans une boîte postale normale. Je ne sais pas si ce sera possible dans votre région. Nous avons posté nos envois ainsi depuis les dernières trois années dans les environs de Montréal sans aucun problème. (Attention, après avoir transmis votre rapport et payé)

Pour des grandes quantités, imprimez 3 copies de votre feuille de transaction, signez-la et allez les déposer au point de dépôt grande quantité le plus près.

Trouver un lieu de dépôt Dans le menu déroulant sélectionnez POSTE AUC LETTRES É.-U. afin que vous pussiez trouver le comptoir qui permet les envois aux É.-U. (dans la majorité des cas ils offrent aussi les envois internationaux).

Vous avez terminé! Ça peut sembler comme un travail fastidieux mais cela en vaut la peine! Vous aurez économisé temps et argent!